ברוב העסקים שיש בהם פעילות שיווקית קבועה, במיוחד כאלה שעובדים עם כמה אנשי מקצוע, כמו: מנהלת קמפיינים, כותבת תוכן, מעצבת, מנהלת סושיאל, מתכנתת או בונה אתרים, השיווק לא באמת מתנהל כתהליך אחד ברור. כל אחד עושה את העבודה שלו, בכלים שלו, בקצב שלו, וכשאין חוט מחבר שמחזיק את כל זה, קשה לייצר שיווק יציב, אפקטיבי ויעיל לאורך זמן.
בדיוק בשביל זה כדאי לבנות סיסטם שיווקי. מערכת עבודה שמתאימה לעסק, מחברת בין כל החלקים, ונותנת לכולם מסגרת אחידה לעבוד בתוכה, עם תהליכים מסודרים, אחריות ברורה, וכלים פשוטים לניהול.
הנה איך זה נראה שלב אחרי שלב:
שלב ראשון – מיפוי תהליך
מתחילים בפגישה עם כל מי שמעורב בשיווק. המטרה היא לראות את התמונה הגדולה: מה כל אחד עושה, מתי, באיזו נקודה זה עובר לידיים אחרות, ומה חסר בתמונה. עוברים יחד על התהליך הקיים (גם אם הוא מפוזר ולא מסודר), מגדירים מה אמור לקרות בכל שלב, ובונים תרשים זרימה ראשוני שממפה את כל התהליך מרגע שמחליטים על תוכן ועד שהוא עולה לאוויר.
בנוסף, מגדירים לוחות זמנים עקרוניים: כמה זמן לוקח כל שלב, מה צריך להיות מוכן מראש, ואיפה נוצרים בדרך כלל צווארי בקבוק.
שלב שני – בניית צ'קליסטים מדויקים לכל שלב
אחרי שמיפינו את התהליך, בונים צ'קליסט מפורט לכל שלב. לא רק "לכתוב פוסט", אלא מה בדיוק נדרש: מאיפה מגיע הרעיון, מי מאשר, מה הפורמט, איפה מכינים את הגרפיקה, מה צריך לכלול בטקסט, באילו ימים מפרסמים, איך זה מגיע לידיים של מי שמעלה בפועל. ככה מוודאים ששום פרט לא נשכח גם כשהצוות משתנה, גם כשיש עומס, וגם כשמישהו יוצא לחופשה.
שלב שלישי – התאמה לכלים קיימים ובניית לוז ניהול
בשלב הזה בודקים מה הדרך הכי נוחה לנהל את כל זה בפועל: זה יכול להיות טבלת אקסל, מערכת ניהול משימות, או שילוב של כמה כלים. בוחרים בכלי שהכי מתאים לאופי של הצוות, מסנכרנים אותו עם מה שכבר קיים (כדי לא להעמיס), ומטמיעים בו את התהליך, כולל לו"זים, תזכורות, תחומי אחריות ומעקב שוטף. המטרה היא לא לייצר עוד עבודה, אלא להפוך את מה שכבר קורה למסודר יותר, נגיש יותר, ונוח לניהול.
שלב רביעי – פגישת סיכום והדרכה על התוצרים
אחרי שהכול מוכן, מתכנסים לפגישה נוספת עם כל המעורבים. עוברים יחד על התוצרים: תרשים התהליך, הצ'קליסטים, לוחות הזמנים, הכלים שנבחרו, ומבצעים התאמות אחרונות לפי הצורך.
בנוסף, כאן זה הזמן להעלות המלצות לשיפור וייעול התהליך, איפה אפשר לפשט שלבים, לשפר תיאום, או להוסיף אוטומציות שיחסכו עבודה ידנית.
בסיום הפגישה כל אחד אמור לדעת מה האחריות שלו, איפה הוא מוצא את מה שצריך, ואיך מתנהלים מעכשיו והלאה.
לסיכום
סיסטם טוב לא חייב להיות מורכב. הוא פשוט צריך להיות מותאם למי שעובדים איתו. כזה שאפשר להתחיל לעבוד איתו מיד, בלי הדרכות ארוכות ובלי טבלאות מסובכות. וכשהוא בנוי נכון, כל השיווק הופך להרבה יותר ברור, זורם, ונעים לעבודה.
נשמע לכם מסובך? בואו נעשה את זה יחד. תשאירו לי הודעה ונתקדם משם:
