1. כללי – סקירה קצרה של פעילות השיווק – אסטרטגיה, מטרות, יעדים, קהלי יעד, הצעת ערך, חלוקת תקציב וכו'.
2. מבנה מחלקת השיווק – צוות השיווק, חלוקה לתפקידים וממשקי העבודה עם עובדים ומחלקות אחרות.
3. מערכות וכלי עבודה – רשימת המערכות והכלים שבהם משתמשים לניהול ותפעול פעילות השיווק.
4. נכסים דיגיטליים וערוצי השיווק המרכזיים – אתר, רשימת תפוצה, רשתות חברתיות, יוטיוב, שת"פים, יח"צ וכו'.
5. קמפיינים ופרויקטים – קמפיינים באוויר, קמפיינים שהסתיימו והניתוח שלהם, פרויקטים קיימים, פרוייקטים שהסתיימו ופרוייקטים מתוכננים.
6. ספקים – רשימה של ספקים חיצוניים ואנשי קשר המספקים שירותים הקשורים לפעילות השיווק.
7. משאבים וקבצים – קישורים למאגרי מידע, תיקיות עבודה, מסמכים, הדרכות וחומרים רלוונטיים לעבודה השוטפת.
8. משימות שוטפות – משימות יומיות, שבועיות, חודשיות, רבעוניות, שנתיות – מי מבצע כל אחת ומתי.
9. תהליכי עבודה – תהליכים מרכזיים וקבועים בשיווק שחשוב להיות מודעים להם.
10. משפכים שיווקיים – תיאור כל משפך מהכניסה ועד היציאה.
11. דפי נחיתה – רשימה של דפי הנחיתה הפעילים, לאן הם מחוברים ואיך לידים מגיעים אליהם.

כשיש מסמך כזה, כל מי שנכנסים לעבוד איתכם מתחילים מנקודת פתיחה הרבה יותר טובה. הם יכולים להבין מהר וטוב יותר איך העסק עובד, או במקרה הזה, איך השיווק בנוי, מי עושה מה, ואיך הדברים מתחברים אחד לשני. במקום שבועות של ניסוי וטעייה, שאלות אינסופיות והחלטות שמתקבלות בחצי מידע, יש להם מפה ברורה של המערכת.

ובנוסף, זה ממזער נזקים כשעובד או פרילנס חולים או אפילו עוזבים, כי כמעט מיידית, מישהו אחר יכול להיכנס לנעליים שלהם, גם אם זה זמנית.

זה לא רק חוסך זמן, זה גם חוסך הרבה מאוד כסף.

אם נחזור ללקוח מההתחלה, בחודש שעבדתי איתו הספקתי לכתוב תיעוד של כל המשפכים השיווקיים, המערכות, הספקים, הקמפיינים והאוטומציות. אז כן היו תוצאות, אבל לא אלה שהוא ציפה להן. לפחות עכשיו הוא יוכל להכניס מישהו אחר לתפקיד בהרבה פחות זמן ממה שלקח לי.